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Gastbeitrag: Der Weg zum papierlosen Büro

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Das papierlose Büro – es hat mich immer wieder angesprochen und immer wieder habe ich den Gedanken daran verworfen. Zu aufwändig erschien es mir, zu seelenlos und zu aufgeräumt. Doch aktuelle Zahlen haben mich stutzig gemacht. Nach diesen verbraucht der deutsche Durchschnittsbürger jedes Jahr 244 Kilogramm Papier – eine riesige Menge.

Dass dabei nicht nur die Umwelt leidet, sondern auch der vorhandene Platz, versteht sich von selbst. Und es war endlich an der Zeit, zu versuchen, meine Papiere zu ordnen und zu digitalisieren.

Erst einmal sehr viel Arbeit

Zuerst war das jede Menge Arbeit. Handschriftliche Notizen wollten sortiert und gescannt oder übertragen werden. Alle meine wichtigen Unterlagen, wie Steuerbescheide und Co. lagen in Papierform vor. Über die Seite www.digitalarchivieren.de habe ich dann schließlich einen kompetenten Ansprechpartner gefunden, der die Digitalisierung meiner Daten professionell umsetzen konnte.

Seither werden alle neuen Dokumente gleich gescannt und digital archiviert. Das Beste daran: Ich kann jederzeit darauf zugreifen, ohne mich durch riesige Zettelberge zu wühlen. Stattdessen reicht die Eingabe eines Suchbegriffs und ich habe die Daten zur Hand, die ich gerade brauche.

Zweiter Monitor hilft weiter

Lange hatte ich mir Unterlagen, die ich am PC bearbeiten wollte, ausgedruckt, um sie sofort zur Hand zu haben. Was dabei raus kam, war ein weiterer Papierstapel. Jetzt habe ich mir einen zweiten Monitor gekauft. Ich kann damit besser und effizienter arbeiten, weil ich die Unterlagen direkt vor Augen habe und nicht dauernd zwischen zwei Programmen hin und her switchen muss. Dadurch spare ich mir den Ausdruck und bin auch noch schneller mit der Arbeit fertig. Für mich eine lohnenswerte Investition, zumal die Installation und Nutzung sehr einfach ist.

Notizen und Ideen – nicht immer ist papierlos ideal

Schwierig wird es mit dem papierlosen Büro aber immer dann, wenn ich Notizen und Ideen sammeln will. Ein Anruf von einem Geschäftspartner, der Name ist schneller mit der Hand notiert, als ein Programm aufzurufen, es zu öffnen und dann alle Daten einzugeben. Am Abend, wenn der PC schon längst in den Ruhezustand geschickt wurde, kommen mir oft die besten Ideen. Dann sind der kleine Notizzettel und der Stift auch schneller bei der Hand, als ich den PC wieder angeschaltet, mein Programm aufgerufen und meine Idee eingegeben habe. Die ist bis dahin sowieso schon fast wieder vergessen. Also ganz ohne Papier komme ich nicht aus, aber ich habe es geschafft, meinen Papierverbrauch doch deutlich zu reduzieren.

Bildquelle: digitales Archivieren © Spectral-Design – Fotolia.com

Der Autor dieses gesponserten Gastbeitrags kämpfte sich früher durch Stapel von Zetteln, ist heute jedoch (fast) papierlos glücklich.

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