Wirtschaft einfach leben

Gastbeitrag: Die 7 wichtigsten Tipps für einen effizienteren Arbeitsablauf

| Keine Kommentare

Wer kennt es nicht: Der Alltagstrott schleicht sich auch im Büro ziemlich schnell ein und die immer wiederkehrenden Aufgaben werden alsbald ganz automatisch und wie in Trance durchgeführt.

Doch ob jene Arbeitsabläufe dann tatsächlich auch effizient erledigt werden, sei mal dahingestellt. Wir mögen zwar denken, dass durch den routinierten Ablauf keine Zeit verdaddelt wird, doch gibt es in Wirklichkeit enormes Potential, um noch effizienter zu arbeiten.

Kritischer Blick auf die kleinen Dinge

Nun denken sich viele, dass sich die Analyse jener Routineaufgaben wohl kaum lohnt, um seinen Arbeitsablauf zu verbessern. Doch genau hier ist der erste Blick richtig. Denn wenn die Aufgaben, die jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat regelmäßig durchgeführt werden, automatisiert werden können, kann am Ende viel gewonnen werden. Auch können spezielle Softwaresysteme den Arbeitsaufwand deutlich minimieren – so gibt es verschiedene digitale Managementsysteme, die viel Zeit einsparen können.

 

Hier sind ein paar Tipps, um euren Arbeitsablauf noch effizienter zu gestalten:

  1. Ordnung schaffen

Chaos im Büro mag bei dem einen oder anderen tatsächlich die Kreativität fördern – je nachdem, in welchem Bereich man arbeitet, mag das hilfreich und wünschenswert sein. Allerdings führt besagtes Chaos auch zu großen zeitlichen Beeinträchtigen, was wiederum weder effizient noch wirtschaftlich profitabel ist. Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem kann man dem Durcheinander von Akten Herr werden und alle wichtigen Unterlagen digital und zentral verwalten – das spart zum einen Zeit und hilft zum anderen dabei, einen Überblick über bestehende Aufträge und Kundenbeziehungen zu behalten.

  1. IST-Zustand bewerten

Steffen Tiemann-Workflow © Petr VaclavekDamit der Arbeitsablauf tatsächlich auch effizienter gestaltet werden kann, gilt es den IST-Zustand genauer zu untersuchen und verbesserungswürdige Tätigkeiten zu notieren. Am besten wird hierzu eine Übersicht oder ein Diagramm erstellt, an dem sich der genaue Zeitaufwand pro Aufgabe erkennen lässt, wobei es wichtig ist, dass anhand dieser Tabelle oder Skizze ein gutes Bild vom Arbeitsablauf gezeichnet wird. Auf diese Weise kann der Workflow im ganzen Unternehmen neu und effektiver gestaltet werden – weitere Informationen zum Workflow Management bei pcwelt.de: ECM-Serie, Teil 3 „Arbeitsprozesse verbessern – Workflow Management.

  1. To-Do-Liste anlegen

Mit einer To-Do-Liste können anstehende Aufgaben übersichtlich strukturiert werden, sodass im Büro stets den Überblick behalten werden kann. Um Fristen und Termine für wichtige Kunden und Geschäfte rechtzeitig planen zu können, bietet sich hierfür ebenfalls ein digitales Dokumentenmanagementsystem an, denn alle wichtigen Daten werden hier ganz automatisch gespeichert und können vom zuständigen Mitarbeiter abgerufen werden.

  1. Aufgaben delegieren

Es passiert oft, dass sich die Arbeitsbereiche mehrerer Mitarbeiter überschneiden und einige Aufgaben nicht eindeutig zugeteilt werden – hier besteht daher ein großes Potential. Wenn genau festgelegt wird, wer welche Aufgaben zu erledigen hat, kann die Produktivität und Effizienz deutlich gesteigert werden. Eine gute Möglichkeit, um so etwas umzusetzen, sind elektronische Personalakten, die den Arbeitsablauf in Unternehmen transparenter gestalten und einen schnelleren Zugriff auf relevante Daten von Mitarbeitern garantieren. Besonders bei größeren Unternehmen kann auf diese Weise auch über verschiedenen Standorte hinweg die Aufgabenzuteilung problemlos aufgrund der persönlichen Eignung und Spezialisierung erfolgen.

  1. Routineaufgaben untersuchen

Die bereits angesprochenen Routineaufgaben, die jeder Berufstätige auf irgendeine Weise hat, sind ein täglicher Zeitfresser. Sei es das Abrufen von E-Mails, das Anmelden und Öffnen von verwendeter Software oder gar der Weg zur Kaffeemaschine – auch wenn sich für jede dieser Kleinigkeiten gerade einmal wenige Minuten pro Tag einsparen lassen, so kommt man in der Summe jährlich auf mehrere Stunden und gar Tage. Werden nun feste Zeiten für die Durchsicht eingegangener E-Mails oder Briefe festgelegt oder relevante Softwares automatisch beim Hochfahren des Computers gestartet, kann die Arbeitszeit deutlich effizienter genutzt werden.

  1. Vorgänge automatisieren

Auch heute wird die eigehende Post in vielen Unternehmen noch manuell durchgeschaut und sortiert wobei eine Menge Zeit verloren geht. Es gibt jedoch zahlreiche Anbieter, wie z.B. die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH, die Softwares und Verfahren für automatisierte Eingangspostverarbeitung anbieten. Damit lassen sich wichtige Dokumente direkt zuordnen und zentral abspeichern, der interne Arbeitsablauf erfährt dadurch keine Verzögerungen und der zuständige Mitarbeiter kann jederzeit auf wichtige Daten zugreifen. Je größer eine Firma ist, desto eher lohnt sich eine solche Software, denn gerade bei standortübergreifender Teamarbeit profitieren sowohl Mitarbeiter als auch Kunden von einer vereinfachten und schnelleren Bearbeitung der eingehenden Post.

  1. Pausen einplanen

Auch wenn dieser Punkt trivial erscheint, so lohnt es sich, gezielt kleine Pausen in die Arbeitszeit einzubauen. Wer jede Stunde eine kleine Verschnaufpause von ein bis zwei Minuten einlegt, tut der Konzentration etwas Gutes und kann sich im Anschluss wieder intensiver mit seinen Aufgaben befassen.

 

Fazit: Kleine Einsparung – große Wirkung

In vielen Fällen lassen sich Arbeitsabläufe schon mit kleinen Veränderungen deutlich effizienter gestalten – so machen sich nur wenige eingesparte Minuten täglich in einem Jahr definitiv bemerkbar.

Steffen_Tiemann-Arbeitsabaluf_001Besonders hilfreich ist in diesem Zusammenhang die Automatisierung von täglichen Abläufen, wie das Vertragsmanagement oder die Eingangspost- bzw. Eingangsrechnungsverarbeitung. Wer seine Akten und Dokumente mithilfe von einem professionellen Anbieter digitalisiert und verarbeitet, kann wichtige Unterlagen gezielter ablegen und nutzen und steigert damit die Effizienz des gesamten internen Workflows.

[Gesamt:0    Durchschnitt: 0/5]

Autor: Alltagsoekonom

Der Volkswirt schreibt hier über persönliche und ökonomische Lebensführung, über Gerechtigkeit und über Gesellschafts- und Kartenspiele. Er freut sich immer über Kommentare, Feedback und Kooperationsgesuche. Sehr gerne über das Kontaktformular dieser Seite oder per Mail. Ansonsten ist der gute Herr auch bei google+ zu erreichen.

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.