In Unternehmen wird oft eine Menge gedruckt. Dadurch entwickelt sich der Kostenfaktor Drucker schnell zu einem bedeutenden.
Worauf ist bei der Anschaffung eines Druckers zu achten?
Alle Kosten durch Drucker sind zu berücksichtigen
Zentral bei der Entscheidung für einen Drucker ist das Konzept der Total Costs of Ownership. Total Costs of Ownership bedeutet nichts anderes, als dass alle Kosten im Zusammenhang mit dem Drucker berücksichtigt werden. Einer meiner ersten Artikel handelte bereits von den Kosten für einen Drucker – allerdings eher aus Sicht von Privatleuten und auch mit dem Zweck der Verdeutlichung des Unterschieds zwischen fixen und variablen Kosten. Hier ging es um den Unterschied zwischen Tintenstrahl- und Laserdrucker. Tintenstrahler sind in der Regel günstig in der Anschaffung. Aufgrund der teuren Herstellerpatronen fallen jedoch hohe Kosten für die einzelnen Seiten an. Auf der anderen Seite verfügen Laserdrucker in der Regel über höhere Anschaffungskosten, in der Folge jedoch geringere Kosten pro Seite. Welche Art von Drucker sich rechnet, hängt also vom Verbrauch ab. Je mehr ich drucke, desto eher rechnet sich der Laserdrucker.
Unternehmen, die eine Kaufentscheidung für einen Drucker treffen möchten, müssen ebenfalls die insgesamt anfallenden Kosten für einen Drucker berücksichtigen. Neben den Anschaffungskosten schließen Unternehmen oft Verträge über Service und Wartung mit Anbietern ab, die monatliche Kosten verursachen. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zur Privatperson, bei der dieser Kostenpunkt nicht anfällt.
Neben der Kenntnis über die Gesamtkosten eines Druckers bietet sich der zentrale Einkauf von Druckern durch eine zuständige Person oder Abteilung an. So können Kostenvorteile durch die Anschaffung mehrerer Geräte realisiert werden. Ebenso wird Mitarbeitern die Bedienung leicht von der Hand gehen, wenn diese in anderen Abteilungen im Haus unterwegs sind.
Ebenfalls sollten Drucker rechtzeitig, also bevor die verminderte Druckleistung die Arbeit der Mitarbeiter behindert, aus dem Verkehr gezogen werden.
Druckerarten haben jeweils spezifische Vor- und Nachteile
Auch Unternehmen stehen selbstverständlich vor der Entscheidung Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Beide Drucker haben Vor- und Nachteile. Die meisten Laserdrucker verfügen über eine hohe Druckgeschwindigkeit und ein professionelles Druckbild. Allerdings brauchen Laserdrucker eine bestimmte Zeit, ehe sie Betriebstemperatur erreicht haben und einsatzbereit sind. Zudem kann durch das Entweichen von Tonerpartikeln beim Druckvorgang eine Gefahr für die Mitarbeiter ausgehen.
Tintenstrahler überzeugen neben dem bereits erwähnten geringen Anschaffungspreis durch geringen Stromverbrauch und gute Qualität bei Fotos und Grafiken. Nachteile stellen jedoch die oftmals geringe Druckgeschwindigkeit sowie die fehlende Einsetzbarkeit von dünnem Papier da, weil dieses beim Druck durch die Feuchte wellt oder sogar reisst.
Elementar ist es, wie bereits geschrieben, dass tatsächlich alle Kosten des Druckers berücksichtigt werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Drucker anschafft, die bereits nach einigen Monaten wieder ersetzt werden müssen, dann sind auch die Kosten der Ersetzung zu berücksichtigen. Hierzu zählen beispielsweise Zeiten, in denen Mitarbeiter nicht auf den Drucker zugreifen können oder die Arbeitszeit von Mitarbeitern, die die neuen Drucker aufbauen.
Die Entscheidung für einen Drucker erfordert also mehr Vorbereitung als man meint. Es gilt, genau über die anfallenden Kosten nachzudenken.