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Gastbeitrag: Die richtige Planung für einen erfolgreichen Messeauftritt

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In allen Teilen Deutschlands finden das ganze Jahr über spannende Messen statt und die eine oder andere davon habe auch ich natürlich bereits besucht. Selbstverständlich stehen dabei die ausgestellten Produkte im Vordergrund und doch fällt mein Blick immer wieder auch auf den Messeauftritt der Firmen. Vom imposanten Stand enormer Größe bis hin zum deutlich kleineren Messestand ohne einheitliches Erscheinungsbild ist dabei alles vertreten.

Aus dieser Beobachtung heraus kam die Idee auf, einen Leitfaden für den erfolgreichen Messeauftritt zu erstellen, an dem sich gerade junge Unternehmen bei ihrem ersten Messebesuch orientieren können.

Wahl der geeigneten Messe und Standbuchung

Natürlich passt nicht jede Messe als Werbeplattform zu jedem Unternehmen. Daher sollten Sie nach einer geeigneten Fachmesse für Ihr Unternehmen suchen – dies können Sie beispielsweise auf dem Portal messen.de. Je gefragter der Unternehmensbereich, desto mehr Messen finden über das Jahr verteilt in Deutschland statt. Bei der Wahl einer geeigneten Messe spielen vor allem die Größe, die anwesenden Unternehmen und die Besucher eine entscheidende Rolle. Je kleiner eine Messe ist, desto günstiger sind meistens auch die Standmieten. Allerdings ist die Besucherzahl geringer. Für eine erste Erfahrung kann eine kleine Messe zwar sinnvoll sein, die großen und internationalen Fachmessen sollten langfristig jedoch in Ihren Fokus rücken. Schließlich ist hier auch Ihre Konkurrenz vertreten. Orientieren Sie sich einfach an Ihrem stärksten Konkurrenten und schauen Sie sich genau an, auf welchen Messen er aktiv ist. Wichtig ist zudem die Ausrichtung der Messe hinsichtlich der Besucher. Reine Fachmessen, die ausschließlich für Fachbesucher öffnen, eignen sich nicht für Unternehmen, die im B2C Bereich tätig sind. Nachdem Sie die passende Messe für sich gefunden haben, können Sie dann Ihren ersten Messestand buchen.

Der Messestand

Im zweiten Schritt der Planung sollte dann der Messestand geplant und in Auftrag gegeben werden. Viele Messen haben hierzu ihre eigenen Vorschriften, was Material, Größe und Aufbau betrifft. Diese Informationen werden in der Regel nach der Anmeldung mitgeteilt oder sind auf der Website der Messe nachzulesen. Informieren Sie sich genau über die Vorgaben, um ärgerliche Fehlproduktionen zu vermeiden. Ein professioneller Messestand wird in den seltensten Fällen vom Unternehmen selbst gebaut. Stattdessen beauftragt man in der Regel einen professionellen Messebauer, der schon bei der Planung hilft, den Bau übernimmt und auch den Aufbau vor Ort durchführen kann. Hier finden Sie Messebauer der Dein Service GmbH, die mehr als 100 Messeaussteller jeden Monat bedienen und so eine langjährige Erfahrung aufweisen. Neben dem Messestand müssen auch die Werbemittel für die Messe frühzeitig erstellt und in Auftrag gegeben werden. Flyer und Prospekte gehören ebenso zu den wichtigen Drucksachen, wie Visitenkarten. Außerdem werden häufig Kundenstopper und Banner verwendet. Hierbei können das Corporate Design und die Corporate Identity des Unternehmens aufgegriffen werden. Der Wiedererkennungswert ist für den Erfolg eines Unternehmens häufig von großer Bedeutung. Für Ihren Messestand benötigen Sie außerdem Ausstellungsstücke. Planen Sie dabei einen Verlust mit ein, denn durch das Anfassen und Ausprobieren können bei einer mehrtägigen Messe auch mal Ausstellungsstücke kaputt gehen. Eine Reserve sollte deshalb immer im Messegepäck sein.

Das Messepersonal zusammenstellen

Neben dem Messestand, dem Informationsmaterial und den Ausstellungsstücken lebt ein Messeauftritt vom Personal. Gängig ist eine Mischung aus Angestellten und extra für die Messe gebuchten Hostessen. Hostessen übernehmen die Begrüßung der Gäste, versorgen sie mit Getränken und sind oft das erste Aushängeschild eines Standes. Agenturen, wie die APT Model- und Promotionsagentur, können Ihnen bei der Vermittlung solcher Hostessen behilflich sein. Das eigene Team sollte sich aus erfahrenen, kommunikativen und abverkaufsstarken Mitarbeitern zusammensetzen. Sie sind die ideale Mischung für einen gelungenen Messeauftritt. Außerdem kann die Teilnahme an einer Messe als Motivation und Belohnung sehr engagierter und erfolgreicher Mitarbeiter genutzt werden und den Zusammenhalt im Team stärken. Für das Messepersonal werden bei einer auswärtigen Messe Übernachtungsmöglichkeiten benötigt. Je frühzeitiger diese gebucht werden, desto geringer sind die Kosten. Auch die An- und Abreise müssen organisiert werden. Außerdem ist eine vorab stattfindende Schulung der Mitarbeiter unverzichtbar. Sie müssen darüber informiert werden, was das Ziel des Messebesuchs ist, wie sie sich dort präsentieren sollen und welche Informationen an Interessenten in welcher Form weitergegeben werden. Gerade dann, wenn Ihre Mitarbeiter zum ersten Mal eine Messe besuchen, helfen Schulungen und Übungen im Vorfeld, ihnen die Angst zu nehmen. Wird ein einheitliches Erscheinungsbild gewünscht, dann vergessen Sie nicht, die Produktion von gebrandeter Kleidung rechtzeitig in Auftrag zu geben.

Externe Dienstleister beauftragen

Wie ich schon oft auf Messen beobachten konnte, sind jene Stände mit einem Angebot an Getränken oder Snacks besonders umlagert. Der Zustrom ist auch dann deutlich größer, wenn es etwas Spektakuläres zu sehen gibt. Planen Sie deshalb auch externe Dienstleister für Ihren Messeauftritt ein. Wenn beim Transport und dem Auf- und Abbau des Messestandes Hilfe benötigt wird, dann sollte diese frühzeitig gebucht werden. Caterer versorgen Sie mit Snacks für Ihre Besucher am Stand und die Getränke können von Lieferanten ebenfalls direkt angeliefert werden. Ein Showact kann ebenfalls für viel Aufmerksamkeit am eigenen Stand sorgen. Hierbei ist jedoch vorab abzuklären, welche Showacts erlaubt sind und ob gegebenenfalls Genehmigungen eingeholt werden müssen. Künstleragenturen sind bei der Suche nach einem geeigneten Showact für die Messe häufig die erste Anlaufstelle.

Vorabwerbung in eigener Sache

Wenn der Messeauftritt fest geplant ist, dann sollten die Bestandskunden darüber informiert werden. Sie haben dadurch die Möglichkeit, einen Besuch an Ihrem Messestand einzuplanen oder sogar einen konkreten Termin mit Ihnen zu vereinbaren. Es können jedoch auch andere Werbeformen genutzt werden, wenn Endkunden die Zielgruppe des Unternehmens sind. Hier bieten sich Kampagnen im Bereich des Onlinemarketings oder Anzeigen in lokalen Printmedien an. Um einen zusätzlichen Impuls zum Besuch an Ihrem Messestand zu schaffen, bieten sich Gewinnspiele und gezielte Aktionen an. Auch diese müssen vorher geplant und in der Öffentlichkeit bekannt gemacht werden.

Auswertung nach der Messe nicht vergessen!

Was nach der Messe nicht vergessen werden sollte, ist die Analyse. Sie gibt Aufschluss über Verbesserungspotential und kann auch Erkenntnisse dazu liefern, ob sich ein Messestand auf dieser Messe im nächsten Jahr lohnt, oder ob neue Messen gefunden werden müssen. Für eine Analyse sind folgende Fragestellungen hilfreich:

Analysefragen_Messeerfolg(1)

Der Autor dieses Gastbeitrags besucht Messen nicht nur gerne als gewöhnlicher Gast, sondern hat sich auch mit dem Messeauftritt aus Sicht der Unternehmen ausführlich auseinandergesetzt.

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Autor: Alltagsoekonom

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