Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist für alle Reisen erforderlich, die einen dienstlichen Hintergrund haben. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Unternehmer eine Reise für seine Mitarbeiter plant oder ob er selbst außerhalb seines Firmensitzes arbeitet. Dienstreisen finden aus verschiedenen Motivationen heraus statt.
Sie können der Akquise neuer Kunden dienen oder die Bindung an einen Geschäftspartner stärken. Auf Dienstreisen werden neue geschäftliche Kontakte geknüpft oder sie dienen der Suche nach einem neuen Standort. Ferner gibt es Meetings, Kongresse, Events und andere Veranstaltungen für den Austausch oder die Präsentation neuer Produkte. Auch Messen können eine Dienstreise erfordern.