Reisekostenabrechnung – Warum automatische Erstellung besser ist

Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist für alle Reisen erforderlich, die einen dienstlichen Hintergrund haben. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Unternehmer eine Reise für seine Mitarbeiter plant oder ob er selbst außerhalb seines Firmensitzes arbeitet. Dienstreisen finden aus verschiedenen Motivationen heraus statt.

Sie können der Akquise neuer Kunden dienen oder die Bindung an einen Geschäftspartner stärken. Auf Dienstreisen werden neue geschäftliche Kontakte geknüpft oder sie dienen der Suche nach einem neuen Standort. Ferner gibt es Meetings, Kongresse, Events und andere Veranstaltungen für den Austausch oder die Präsentation neuer Produkte. Auch Messen können eine Dienstreise erfordern.

Funktionen der Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung hat verschiedene Funktionen. Sie dient der Vorlage beim Finanzamt, aber auch der Erstattung der Kosten für die Mitarbeiter. Unternehmer können für sich selbst die Kosten abrechnen, wenn sie an der Dienstreise teilgenommen haben. In jedem Fall sind die einzelnen Posten als Betriebsausgaben absetzbar. Dem Finanzamt gegenüber muss eine Erklärung abgegeben werden, welchem Zweck die Reise gedient hat und warum sie notwendig war. Nur wenn der Unternehmer von der Notwendigkeit überzeugen kann, werden die Kosten für die Mitarbeiter, aber auch für die eigene Dienstreise als Betriebsausgabe anerkannt. Die mindern den Umsatz und haben somit eine steuerliche Relevanz.

Probleme, die bei der Stellung der Reisekostenabrechnung auftreten können

Die Reisekostenabrechnung erfordert grundsätzlich einen gewissen Rechenaufwand. Wird nicht genau gearbeitet, kann sich in die Rechnung ein Fehler einschleichen. Probleme kann es auch geben, wenn Mitarbeiter die Kosten zu hoch ansetzen oder wenn ein vereinbartes Budget nicht eingehalten wird. Mitunter fehlen Posten, die nachgemeldet werden müssen. Sollten Unstimmigkeiten bei der Abrechnung auffallen, kann das Finanzamt die Anerkennung der Abrechnung als Betriebsausgabe ablehnen. In diesem Fall muss die Rechnung neu erstellt werden, um eine Anerkennung zu erreichen.

Vorteile der automatisierten Reisekostenabrechnung

Mit der automatisierten Reisekostenabrechnung liegen in einer hohen Zeitersparnis bei der Auflistung der Kosten und in der einfachen Übermittlung an den Arbeitgeber respektive den Mitarbeiter. Ein solches Reisekostenmanagement wäre über Yokoy realisierbar. Auch eine Weiterleitung der digitalisierten Kostenaufstellung an das Finanzamt ist möglich. Dabei finden alle Vorgaben Berücksichtigung, die das Finanzamt für die Akzeptanz der Reisekostenabrechnung verlangt. Nur wenn die Formalien eingehalten werden, wird die Abrechnung vom Finanzamt als Betriebsausgabe anerkannt.

Diese Posten enthält eine Reisekostenabrechnung

Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung auf dem Papier ist in der Regel mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden. Dies gilt vor allem dann, wenn die Abrechnung nicht nur für einen, sondern für mehrere Mitarbeiter aufzulisten ist. Die gefahrenen Kilometer finden ebenso Berücksichtigung für die Kosten für die Übernachtung im Hotel. Darüber hinaus haben Mitarbeiter in der Regel Anspruch auf eine Verpflegungspauschale und eine Kostenentschädigung für jeden Tag, den sie nicht nach Hause fahren können. All diese Posten müssen auf der Reisekostenabrechnung nachwiesen werden. Bei der automatisierten Reisekostenabrechnung sind hingegen nur wenige Eingaben notwendig.

So funktioniert die automatische Reisekostenabrechnung

Die Eingabe der für die Abrechnung relevanten Funktionen erfolgt einfach und schnell über eine App. Da ein Smartphone in der Regel stets verfügbar ist, bleibt der Aufwand für die Eingabe der relevanten Informationen klein. Die Erfassung der Reise erfolgt über die Eingabe des Start- und des Zielortes. Das System rechnet die gefahrenen Kilometer selbst aus und fügt die abzurechnende Pauschale automatisch ein. Es ist möglich, Zwischenstopps einzugeben, etwa wenn dies für den Erfolg der Dienstreise von Belang ist.

Die Berechnung der zusätzlichen Kosten, auch Spesen genannt, reicht es aus, wenn die Quittungen in das System geladen werden. Dies kann die Rechnung für die Hotelübernachtung sein, aber auch die Kosten für ein gemeinsames Essen. Das Hochladen erfolgt einfach und schnell über einen Scan des Bons oder der Rechnung.

Die automatische Reisekostenabrechnung arbeitet auf der Basis künstlicher Intelligenz. Pauschalen werden auf Basis der eingelesenen Rechnungen automatisch eingefügt. So ist die Abrechnung bei der Rückkehr bereits fertig. Alle Quittungen liegen in digitaler Form vor. Der Aufwand für die Erstellung und die Überprüfung der Rechnung ist somit gering.

Click to rate this post!
[Total: 0 Average: 0]

Schreibe einen Kommentar