Personalkosten richtig planen und berechnen: Was kostet mich ein Mitarbeiter?

Unternehmen stehen oft vor der schweren Frage, den Personalbedarf für die Zukunft planen zu müssen. Das ist gar nicht so einfach, denn neben der schwierigen Kalkulation des Personalbedarfs in der Zukunft kostet ein Mitarbeiter das Unternehmen mehr als dessen Bruttogehalt – und aufgrund des Kündigungsschutzes in Deutschland ist es manchmal nicht leicht, sich wieder von diesem zu trennen.

Dazu kommen freiwillige Leistungen des Arbeitgebers wie betriebliche Altersvorsorge oder die Zahlung von Weihnachtsgeld. Diese sind oft notwendig, um qualifiziertes Personal von sich zu überzeugen.

Dieser Artikel geht auf die Hintergründe der Personalsuche ein.

Warum ist die Planung des zukünftigen Personalbedarfs schwierig und doch so wichtig?

Abschätzen der Geschäftsentwicklung ist schwierig

Unternehmen müssen kalkulieren, wie sich der Arbeitsumfang in Zukunft entwickeln wird. Dies ist von vielen Faktoren abhängig. Nehmen wir etwa eine Spedition: Aktuell haben Unternehmen im Bereich Logistik mit hohen Transportkosten zu kämpfen. In Folge des Krieges in der Ukraine hat sich vor etwa 14 Tagen der Ölpreis stark erhöht, so dass aktuell viele Speditionen bereits zu kämpfen haben und es sich für diese nicht lohnt, zusätzliche Fahrten anzubieten. Die Planung ist von vielen Faktoren abhängig – neben der normalen Geschäftsentwicklung gibt es auch immer außerplanmäßige Ereignisse – siehe Ukraine-Krieg oder Corona – die eine Änderung der Planung erforderlich machen.

Kosten für einen Mitarbeiter liegen deutlich über dessen Bruttolohn

So viel zum Thema der Schwierigkeit der Prognose der Geschäftsentwicklung und damit des Personalbedarfs. Doch was macht die Personalplanung so wichtig? Auf der einen Seite sind Personalkosten oft ein wesentlicher Kostenfaktor. Man kann nämlich nicht einfach das Bruttogehalt der Mitarbeiter als Kosten beim Arbeitgeber ansetzen. Dazu kommen nämlich die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung – ungefähr 20 Prozent des Bruttogehalts – und weitere Kosten in der Verwaltung, Personalabteilung sowie Vorstandsetage. Personalauswahl ist in vielen Fällen ein langwieriger und damit kostenintensiver Prozess. Teilweise werden von Unternehmen auch externe Personaldienstleister beauftragt – die sich eine erfolgreiche Suche meist gut entlohnen lassen. Die Suche nach neuen Mitarbeitern ist in Deutschland insbesondere aufgrund des Fachkräftemangels immer noch schwierig. Dies erhöht die Kosten weiter.

Hinzu kommt, dass in Deutschland ein im Vergleich mit anderen Ländern stärkerer Kündigungsschutz im Gesetz steht. Fehler bei der Personalsuche haben also auf der Kostenseite langfristig negative Auswirkungen.

Personal entscheidet in vielen Fällen über Unternehmenserfolg

So ist alles in allem verständlich, warum Personalangelegenheiten in vielen Unternehmen so wichtig und oft Chefsache sind. Mitarbeiter sind in vielen Unternehmen der wichtigste Produktionsfaktor – mit dem Begriff Produktionsfaktor soll hier keine Entmenschlichung einhergehen. Man könnte auch sagen: Menschen sind letztlich in vielen Fällen ausschlaggebend, ob der Betrieb Erfolg oder Misserfolg hat. So ist nicht nur die Personalplanung und -auswahl eine wichtige Angelegenheit. Auch die Führung und Motivation der Mitarbeiter sind eine wichtige Aufgabe – die sich gar nicht so leicht in Zahlen bemessen lässt – und doch von unschätzbarem Wert sein kann.

An dieser Stelle seien noch meine weiteren Artikel zum Thema Zeitarbeit empfohlen. Da habe ich mal für einen Zeitarbeiter ausgerechnet, wieviel Geld eine Zeitarbeitsfirma dem Entleihbetrieb in Rechnung stellen muss.

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