Was waren das noch für Zeiten, als der ERP-Markt noch eine kleine, beschauliche Nischenbranche war. Damals konkurrierten gerade mal ein paar Anbieter um die Gunst potenzieller Kunden. Doch mit der fortschreitenden Digitalisierung haben nicht nur immer mehr Betriebe die zahlreichen Vorteile dieser Systeme erkannt. Gleichzeitig haben sich auch die Anwendungen kontinuierlich weiterentwickelt.
Auf dem Markt gibt es mittlerweile viele verschiedene Systeme, zwischen denen sich Interessenten entscheiden können. Dabei lässt sich in der Unternehmenswelt aktuell speziell ein Trend beobachten: Die Verlagerung von ERP in die Cloud. Doch warum ist der Wechsel von On-Premises zu Software as Service (SaaS) gerade so angesagt und was müssen Betriebe dabei beachten?
Warum lohnt sich ein Wechsel in die Cloud?
Kurz gesagt: Der Hype um ERP in der „Datenwolke“ kommt nicht von ungefähr. Schließlich punkten diese Lösungen mit einigen Vorteilen:
√ Freisetzung neuer Optimierungspotenziale: Zwar ist es nur schwer zu glauben, aber nach wie vor gibt es Firmen, die trotz ERP immer noch mit vielen unterschiedlichen Systemen arbeiten. Die Umstellung auf SaaS ist daher eine gute Gelegenheit, um sowohl Workflows als auch Geschäftssysteme und -prozesse zu optimieren.
√ Entlastung der IT-Abteilung: Da Wartung und Instandhaltung bei der Cloud-Lösung von einem externen Anbieter übernommen werden, bleibt für die vorher damit betrauten Mitarbeiter mehr Zeit, ihre Energie in andere Aufgaben zu investieren – die ideale Basis, um Forschung und Innovationen voranzutreiben.
√ Immer up to date: Da vom Cloud-Anbieter regelmäßig wichtige Updates eingespielt werden, sparen Unternehmen Zeit, da lästige Wartezeiten bei der manuellen Aktualisierung wegfallen. Zudem schleichen sich so bei Aufgaben wie der Buchhaltung (Stichwort: jährliche Neuregelungen) weniger Fehler ein, da alle Daten immer auf dem neuesten Stand sind.
Welche Schwierigkeiten können auftreten?
Die Lagerung von sensiblen Daten auf dem Server eines externen Anbieters löst bei einigen Unternehmern ein mulmiges Gefühl aus. Schließlich geht mit der Nutzung von ERP in der Cloud eine gewisse Intransparenz einher: Wer hat überhaupt alles Zugriff auf Dateien und Co. und wie gut sind sie geschützt? Beim Blick auf die größten Hackerangriffe 2018 dürfen mögliche Sicherheitsrisiken nicht vernachlässigt werden.
Feste Verhaltensregeln wie die regelmäßige Passwortänderung und Investitionen in IT-Sicherheit sind daher essentiell. Doch nicht nur in Puncto Sicherheit, auch was die Fülle an nötigem Know-how angeht, kann es bei der Umstellung zu Reibungen kommen. Speziell Cloud-Tools werden regelmäßig um neue Funktionen und Extras erweitert. Deren Nutzung müssen Mitarbeiter erst erlernen. Dadurch ist die Implementierung grundsätzlich ein nichtendender Weiterbildungsprozess.
Wie wird die Umstellung dennoch ein Erfolg?
Um mögliche Übergangsschwierigkeiten bei der Verlagerung von Daten in die Cloud zu vermeiden, sollten Firmen unbedingt folgende Punkte beachten:
• Was wird von der neuen Lösung erwartet? Wichtige Funktionen müssen unbedingt vor der Einführung definiert werden und nicht erst danach. Das kostet unnötig Zeit.
• In jedem Fall sollten Firmen ein System wählen, dass zur Unternehmensmentalität passt. Zu viele Betriebe machen den Fehler, auf eine Anwendung zu setzen, die im Nachhinein erst noch umfassend angepasst werden muss.
• Geduldig sein und ausreichend Zeit investieren. Schließlich sind Extraktion und Umformatierung von Daten langwierige Prozesse. Außerdem müssen alle Mitarbeiter ins Boot geholt werden. Am besten geht das mit Hilfe von Workshops. Mit diesen Schulungstipps machen Firmen ihr Personal jedoch fit für unternehmensinterne Neuerungen.
Hindernisse rechtzeitig aus dem Weg räumen
Zusammengefasst bringt die Verlagerung eines ERP-Systems in die Cloud für Betriebe viele Vorteile mit sich. Gleichzeitig können im Laufe des Umstellungsprozesses jedoch immer wieder Stolpersteine lauern, die es zu umschiffen gilt. Wichtig ist, dass sich Firmen vor dem Wechsel eine klare Strategie zurechtlegen, um am Ende tatsächlich von vielen Erleichterungen im Arbeitsalltag zu profitieren.